Software til kloakmester fra påbud til færdigmelding

Prissætning af kloakarbejde

Kloakarbejde prissættes mest i løbende meter: gravning, rørlægning og retablering. Brønde, sandfang, rottespærrer og tilslutninger går i stykker, og belægning, der skal lægges igen, i kvadratmeter. TV-inspektion og spuling har ofte en fast startpris og derefter timer.

Det dyre er det, man ikke kan se fra overfladen: en gammel ledning, der ligger dybere end forventet, rødder i samlingerne, et ukendt dræn eller en fundamentsklods, der skal brydes. Skriv i tilbuddet, at sådanne fund afregnes som timer til en aftalt timepris, så familien ikke føler sig snydt, når meterne og timerne på fakturaen ikke er de samme som i tilbuddet.

I Bidmio lægger du dine standardposter ind én gang med enhed, indkøbspris og salgspris: gravning pr. meter i forskellige dybder, PVC i 110 og 160 mm, brønde, rottespærrer, fliser og græs. Næste tilbud bliver sat sammen på få minutter, og mængderne kan rettes på fakturaen, når du ved, hvad der faktisk blev lavet.

• Gravning og rør i løbende meter
• Brønde, sandfang og rottespærrer pr. stk.
• Retablering af belægning i m²
• Timepris til rødder, brud og ukendte ledninger

Autorisation og kvalitetsstyring

Kloakarbejde må kun udføres af en virksomhed med autorisation som kloakmester, og autorisationen forudsætter et kvalitetsledelsessystem, som virksomheden følger og kan dokumentere. I praksis betyder det, at der for hver sag skal kunne findes, hvem der udførte arbejdet, hvad der blev kontrolleret, og hvordan det blev dokumenteret.

Bidmio er ikke et godkendt kvalitetsledelsessystem og erstatter ikke det, I har aftalt med jeres kontrolinstans. Men den daglige dokumentation, som systemet bygger på, kan ligge i Bidmio: opgaver med afkrydsning, kontrolpunkter i Professional, fotos med dato, log med mandskab og filer som TV-rapporter, tegninger og færdigmeldinger. Når der kommer stikprøvekontrol, finder du sagen og har det hele samlet.

Ledningsoplysninger før gravning

Før der graves maskinelt, skal der laves en graveforespørgsel i Ledningsejerregistret, så I kender de el-, gas-, vand- og fiberledninger, der ligger i området. Svarene kommer fra de enkelte ledningsejere som kort og vilkår, og de skal være på pladsen, når der graves.

Læg svarene som filer på sagen og opret en opgave, der skal være afkrydset, før gravningen starter. Maskinføreren åbner kortene på telefonen, og hvis der alligevel bliver ramt et kabel, kan du vise, at forespørgslen var lavet, og hvad svarene sagde. Bidmio laver ikke forespørgslen for dig; det gør du selv i registret.

Dokumentation i udgravningen

Når jorden er tilbage, kan ingen se, hvad der blev lavet. Derfor er det fotos og målinger fra den åbne udgravning, der tæller: rørene med fald, samlingerne, brøndene, dybden ved hvert punkt og afstanden til huset og skel. Det er grundlaget for den tegning, kommunen skal have, og for svaret, når en ny ejer om ti år spørger, hvor ledningen ligger.

Med Bidmio tager rørlæggeren fotos direkte på sagen fra telefonen, og de bliver gemt med dato. Dagens log samler, hvem der var på pladsen, hvor mange timer, vejret og hvad der blev lagt. Byggeloggen er med i Enkeltmand, så også den lille kloakmester med én svend kan have dokumentationen i orden.

Ved større sager for bygherrer, boligforeninger og forsyninger kan loggen godkendes og printes til byggelederen, så byggelederen kan se, hvad der blev lavet hver dag.

• Fotos med dato af rør, samlinger og brønde
• Dybder og afstande noteret i loggen
• Mandskab, timer og vejr for hver dag
• Godkendelse og udskrift til byggelederen

Færdigmelding og tegning af den udførte kloak

Når arbejdet er udført, skal det meldes færdigt til kommunen sammen med en tegning af det, der faktisk er lavet. Kravene til blanket og tegning varierer fra kommune til kommune, så tjek den enkelte kommunes vejledning.

Bidmio tegner ikke kloakplanen for dig, men holder materialet samlet: fotos og mål fra udgravningen ligger på sagen, når tegningen skal laves, og tegning og færdigmelding gemmes bagefter som filer. Opgaven Færdigmelding sendt får en dato, og kunden kan få en kopi fra samme sag. Når påbuddet har en frist, står den som slutdato på sagen, så du ser i tide, hvilke sager der nærmer sig.

Separatkloakering og regnvand på egen grund

Mange kommuner er i gang med at adskille regnvand og spildevand, og grundejerne får påbud om at separere på egen grund inden en bestemt dato. For kloakfirmaet betyder det mange ensartede sager i samme kvarter på samme tid, ofte med den samme frist.

Brug sagslisten til at holde styr på dem: hver grund er sin egen sag med kommunens frist som slutdato, samme opbygning af opgaver og samme prisposter. Vil grundejeren i stedet nedsive regnvandet i en faskine på grunden, kræver det som regel en tilladelse fra kommunen; den lægges også som fil på sagen.

Står flere naboer på samme vej, kan du planlægge dem efter hinanden i kalenderen i Professional, så minigraveren ikke kører frem og tilbage mellem kvarterer.

Rotter, rottespærrer og eftersyn

Rotter i kloakken er en af de hyppigste grunde til, at kunden ringer. Efter en TV-inspektion, der viser brud, er rottespærre og reparation ofte det, der skal til. En rottespærre skal efterses, og mange kloakfirmaer tilbyder et fast eftersyn.

Læg eftersynet ind som en opgave med dato på kundens sag, så det dukker op, når det er tid. TV-rapporten fra før og efter ligger på sagen, og hvis kommunens rottebekæmper spørger, hvad der blev gjort, kan du vise det. Bidmio bekæmper ikke rotter og indberetter ikke til kommunen; det er stadig dit og kommunens arbejde.

Akutte udkald, spuling og vagt

Stop i afløb sker på de værste tidspunkter: søndag aften, i påsken eller juleaften. Den, der har vagten, skal kunne oprette sagen, skrive timer og kørsel og tage fotos uden at ringe til kontoret.

I Bidmio oprettes en akut sag fra telefonen på et minut. Svenden registrerer spuling, kamera og timer på stedet, og video fra kameraet kan lægges på sagen. Næste hverdag står sagen klar til faktura, og den dukker op på listen over afsluttede, ikke-fakturerede opgaver, hvis ingen når at sende den.

Timerne fra vagten ligger allerede registreret, når lønnen skal regnes, så ingen skal huske, hvem der kørte juleaften.

Betaling, forsyninger og offentlige kunder

Private grundejere betaler oftest over bank eller MobilePay, og de større separeringer betales nogle gange i to rater: en ved opstart og en efter færdigmeldingen. Fakturaen viser bank, IBAN og betalingsbetingelser, og med en FI-aftale kommer +71-linjen med.

Arbejder du for et forsyningsselskab, en kommune eller en boligforening, vil de tit have en OIOUBL e-faktura med deres EAN-nummer. Den kan Bidmio lave; om den går direkte via NemHandel, afhænger af jeres opsætning. Ved uenighed om en post kan rykkerne på netop den faktura sættes på pause.

Rør, brønde og materialer

PVC-rør, bøjninger, grenrør, brønde, sandfang, rottespærrer og stabilgrus køres ud på mange sager om ugen. I Professional kan du føre lager med minimum for hver vare, modtage varer fra grossistens følgeseddel og trække dem ud på den rigtige sag, så indkøbsprisen havner i sagens økonomi.

Fakturaen fra grossisten kan også lægges direkte på sagen som udgift. Med indkøbs- og salgspris på hver post ser du, hvad der tjenes på materialerne, og hvad der tjenes på timerne.

Kom i gang på en uge

Første dag lægger du firmaets oplysninger ind og opretter dine faste poster: gravning, rør, brønde, rottespærre, TV-inspektion, spuling og timepriser. Kunderne kan komme ind fra et regneark.

Resten af ugen tager du én rigtig sag igennem: tilbud via link, LER-svar og TV-rapport som filer, fotos og log fra udgravningen og til sidst fakturaen. Inviter én rørlægger til at bruge telefonen derude, og se fredag, hvad sagen kostede i timer og materialer.

Det får kloakfirmaet også med

Regnskab og løn er en del af Bidmio, så bilag, moms og bankafstemning ikke skal føres i et ekstra program. Lønnen bygger på de timer, rørlæggerne allerede har skrevet, med A-skat, AM-bidrag, ATP, pension og feriegodtgørelse, og Bidmio laver eIndkomst-filen, som du selv uploader.

• Regnskab med bankafstemning og moms, også i Enkeltmand
• Dansk løn med eIndkomst-fil til upload
• Minigravere, spulevogn og TV-udstyr med QR-mærkat og service (Developer)
• Arbejdsmiljø: kurser, værnemidler og ulykker (Professional)
• Kørebog og kørselsgodtgørelse (Professional)
• Hjemmeside til firmaet og en indbakke til forespørgsler (alle planer)

Det gør Bidmio ikke for kloakmestre

Bidmio holder styr på sager, folk, materialer og penge. Noget af det, et kloakfirma arbejder med, ligger uden for programmet, og det er bedre at vide det fra start.

• Er ikke et godkendt kvalitetsledelsessystem til autorisationen
• Laver ikke graveforespørgsler i Ledningsejerregistret
• Tegner ikke kloakplaner og indsender ikke færdigmeldinger
• Læser ikke filer fra TV-inspektionsudstyr som data; de gemmes som filer
• Indberetter ikke selv til SKAT og henter ikke skattekort automatisk