Software til rengøring hver opgang gjort, hvert besøg faktureret
En aftale på hver opgang eller hvert kontor, besøget der åbner sig selv hver uge, rengøringsassistentens tjekliste med fotos, én linje til den aftalte pris og fakturaen. Nedenfor følger vi den ugentlige trappevask i en andelsboligforening i Aarhus.
Illustration. De rigtige skærmbilleder med demodata kommer snart.
Én uge
Sådan virker softwaren til rengøring: 8 trin fra aftale til faktura
Mette Skov driver et rengøringsfirma i Aarhus med syv ansatte. Andelsboligforeningen Fenrisparken har tre opgange og har aftalt ugentlig trappevask, afvaskning af gelændere, entré og affaldsrum til 450 kr. pr. opgang. Sådan kører aftalen i Bidmio.
1
Mandag 9:00 · Kunde og opgange
Én kunde, tre opgange, hver med sin adresse
Mette opretter A/B Fenrisparken som kunde og Fenrisvej 12, 14 og 16 som foreningens lokaliteter. Hver lokalitet har sin adresse og en note til medarbejderen: hvor nøgleboksen sidder, og hvilken dør der fører til affaldsrummet. Der er ingen kedel eller maskine at registrere. En rengøringsaftale handler om et sted, og det er stedet, aftalen peger på.
Flere lokaliteter under én kunde
Adresse og adgangsnote på hver lokalitet
Ingen anlæg nødvendige for at komme i gang
EnkeltmandProfessional
Illustration. De rigtige skærmbilleder med demodata kommer snart.
2
9:10 · Aftale
En ugentlig aftale på hver opgang til 450 kr.
Under Serviceaftaler vælger Mette Fenrisvej 12 under Hele lokaliteter, sætter hver 7. dag, første vask på tirsdag og to dages råderum, så en vask om onsdagen stadig er til tiden. Hun skriver 450 kr. som fast pris pr. besøg uden moms og vælger tjeklisten Trappevask. Det samme gør hun for de to andre opgange. Næste tirsdag ligger en uge efter den planlagte tirsdag, også når denne uges vask kom en dag for sent.
Interval i dage, første dato og dages råderum
Fast pris pr. besøg uden moms
En tjekliste, der udfyldes ved hvert besøg
EnkeltmandProfessional
Illustration. De rigtige skærmbilleder med demodata kommer snart.
3
Tirsdag 6:00 · Besøg åbner
Tirsdagens vask venter, før nogen er vågne
Tidligt tirsdag åbner Bidmio et besøg for hver opgang, der skal vaskes. Ingen skal huske aftalen: de tre besøg venter i planlægningen med kunde, adresse og frist udfyldt. Mette giver dem til Amira og ser, hvor mange besøg hver medarbejder allerede har den dag, så Fenrisparken ikke lander hos en, der er fuldt booket.
Besøgene åbner af sig selv på datoen
Kunde, lokalitet og frist allerede udfyldt
Antal besøg pr. medarbejder den valgte dag
EnkeltmandProfessional
Illustration. De rigtige skærmbilleder med demodata kommer snart.
4
8:30 · På stedet
Amira starter uret ved døren til nr. 12
Amira åbner dagens liste på telefonen, trykker på Fenrisvej 12 og navigerer derhen. Ved opgangen trykker hun Start arbejde, og uret kører. Er affaldsrummet låst, og hun skal vente på viceværten, trykker hun på vente-knappen, og uret stopper. Kontoret kan se, hvorfor besøget tog længere tid, uden at ringe rundt.
Dagens besøg i rækkefølge på telefonen
Navigér og ring direkte fra besøget
Tid på stedet målt, ventetid holdt adskilt
EnkeltmandProfessional
Illustration. De rigtige skærmbilleder med demodata kommer snart.
5
9:20 · Tjekliste
Trapper, gelændere, glas og affaldsrum, krydset af og fotograferet
Tjeklisten Trappevask ligger på besøget: trapper og reposer støvsuget og vasket, gelændere tørret af, glas i hoveddøren, måtter, affaldsrum fejet, spindelvæv fjernet. Amira krydser hver linje af og tager et foto af entréen og affaldsrummet, når hun er færdig. To uger senere klager en beboer over, at affaldsrummet aldrig bliver gjort, og Mette åbner besøget og sender det daterede foto.
Jeres egen tjekliste til hver slags aftale
Fotos med dato og klokkeslæt
Registreringen bliver ved lokalitetens historik
Professional
Illustration. De rigtige skærmbilleder med demodata kommer snart.
6
9:35 · Protokol
Én linje til den aftalte pris, timerne vist til 0 kr.
Amira trykker Færdig. Besøget bliver til en serviceprotokol med én linje, Ugentlig trappevask med dagens dato, antal 1 til 450 kr. Hendes time og fem minutter står også på protokollen, men til 0 kr., så kunden ser arbejdet uden at betale for det to gange. Ingen fra foreningen er til stede, så protokollen sendes som et link til formanden, som underskriver hjemmefra.
Den faste pris som én linje pr. besøg
Timer synlige på protokollen, prissat til nul
Underskrift på telefonen eller via link i en mail
EnkeltmandProfessional
Illustration. De rigtige skærmbilleder med demodata kommer snart.
7
Fredag 15:00 · Faktura
Alle færdige besøg uden faktura på én liste
Fredag åbner Mette listen over færdige besøg uden faktura. De tre vaske i Fenrisparken står der med 1.350 kr. til fakturering. Hun laver fakturaerne ud fra de underskrevne protokoller: linjerne på 450 kr. flyttes over, 25 % moms lægges til, og FI-kort og betalingsbetingelser står nederst. En vask, der aldrig blev lavet, fik aldrig en protokol, så den kan heller ikke snige sig ind på en faktura.
Færdige besøg uden faktura og beløbet der venter
Fakturalinjer hentet fra den underskrevne protokol
Rykkere, når en faktura bliver for sen
EnkeltmandProfessional
Illustration. De rigtige skærmbilleder med demodata kommer snart.
8
Ugen efter · Ekstraopgave
En hovedrengøring efter en vandskade, betalt efter timer
Et rør springer på øverste repos i nr. 16, og foreningen beder om en hovedrengøring og tæpperens. Det er ikke en del af den faste aftale, så Mette opretter det som en separat serviceanmodning på samme lokalitet. Amiras timer og rengøringsmidlerne kommer på den protokol til normal pris, og den ugentlige trappevask kører videre uden at blive rørt.
Ekstraarbejde som egen anmodning på samme sted
Timer og materiale efter jeres prisliste
Den faste aftale kører videre ved siden af
EnkeltmandProfessional
Illustration. De rigtige skærmbilleder med demodata kommer snart.
Hvor pengene forsvinder
Trappen er vasket. Ingen kan bevise det.
En rengøringsaftale vindes på prisen og tabes på tvivl. Når en beboer siger, at affaldsrummet ikke blev gjort, skal du have mere end medarbejderens ord, og når en uge bliver sprunget over, må fakturaen ikke gå ud, som om intet var sket.
I dag
Ugens ruter står i indehaverens hoved eller på en tavle
Medarbejderne sender en tommelfinger på sms i stedet for en registrering
Klager bliver dit ord mod en beboers
Fakturaer skrevet sidst på måneden efter hukommelsen
Hovedrengøringer prissat på bagsiden af en kuvert
Med Bidmio
En aftale på hver adresse åbner hvert besøg af sig selv
Medarbejderen krydser tjeklisten af og tager fotos på telefonen
Tid på stedet og daterede fotos besvarer klagen
Hvert færdigt besøg har den aftalte pris, klar til faktura
Hovedrengøring som egen opgave efter timer og materiale
Live demo
Prøv servicedelen af Bidmio med demodata
En demokonto med kunder, lokaliteter, serviceaftaler, besøg og protokoller. Ingen oprettelse, og data nulstilles hver dag.
Listen over færdige besøg uden faktura viser hver vask med den aftalte pris. Lav fakturaen direkte derfra. Besøg, der er markeret som indeholdt i en aftale, holdes udenfor.
app.bidmio.dk
I detaljer
Rengøringsaftaler i Bidmio: aftaler, priser og dokumentation
Trinene ovenfor fulgte én uge hos én kunde. Her er, hvordan de samme dele virker på tværs af alle jeres aftaler, og hvor Bidmio stopper.
Aftaler på en adresse, ikke på en maskine
De fleste servicesystemer går ud fra, at man vedligeholder anlæg: en kedel, en elevator, et ventilationsanlæg. Et rengøringsfirma vedligeholder steder. I Bidmio kan en serviceaftale pege på en hel lokalitet, så opgangen, kontoretagen eller klinikken er det, besøgene handler om.
Hver aftale har et interval i dage, en første dato og eventuelt nogle dages råderum. Cyklussen følger de planlagte datoer, så en vask, der kom en dag for sent, ikke skubber alle de næste. Et kontor, der gøres rent to gange om ugen, får to aftaler: én der starter om mandagen og én om torsdagen, begge hver 7. dag.
Når kunden opsiger aftalen, afslutter I den. Der åbner ikke flere besøg, og historikken for hver vask bliver på lokaliteten.
Hele lokaliteter og anlæg på samme aftaleliste
Interval, første dato og råderum pr. aftale
En afsluttet aftale beholder sin historik
Fast pris pr. besøg eller et fast månedsbeløb
Rengøring sælges pr. besøg, ikke pr. time. Når en aftale har en fast pris, ender hvert besøg med én linje til den pris, uden moms og i jeres valuta. Timerne, medarbejderen registrerede, står på protokollen til 0 kr., så en langsom vask ikke koster kunden mere, og en hurtig ikke koster jer penge.
Afsluttes det samme besøg to gange, kommer der ikke en ekstra linje, og en protokol, der allerede er underskrevet eller faktureret, bliver aldrig skrevet om. Har aftalen ingen pris, faktureres besøget efter timer og materiale som før.
Nogle kunder betaler i stedet et fast beløb om måneden. Det sættes ikke på selve aftalen. Send beløbet som en gentagende faktura, lad aftalens pris stå tom, og markér besøgene som indeholdt i aftalen, så de ikke venter på deres egen faktura.
Én prislinje pr. besøg, aldrig to
Underskrevne og fakturerede protokoller røres ikke
Fast månedsbeløb som gentagende faktura
Dokumentation, kunden kan se
Ved fast rengøring er kunden sjældent til stede. Dokumentationen må stå på egne ben. Hvert besøg registrerer, hvornår medarbejderen startede og sluttede, den afkrydsede tjekliste og fotos, og kunden får den underskrevne protokol som PDF.
Slår I kundepåmindelser til under Indstillinger → Service, får kunden en sms eller en mail før besøget og kan bekræfte eller bede om en anden dag. Det giver mening i private hjem og klinikker, hvor nogen skal lukke op. Til opgange lader I det bare være slået fra.
Start- og sluttid på hvert besøg
Tjekliste og daterede fotos på protokollen
Sms eller mail før besøget, hvis I vil
Det gør Bidmio ikke for et rengøringsfirma
Bidmio planlægger besøg, ikke vagter. Der er ingen vagtplan med faste ugentlige timer pr. medarbejder, og programmet bestiller ikke rengøringsmidler hos grossisten af sig selv. En aftale har heller ingen sæson eller slutdato: I afslutter den, når kunden stopper.
Bidmio indberetter ikke servicefradrag. Private kunder, der får gjort rent i eget hjem, indberetter selv fradraget på skat.dk ud fra jeres faktura. Bidmio sender heller ikke selv lønoplysninger til Skattestyrelsen: I uploader eIndkomst-filen i TastSelv Erhverv.
Ingen vagtplan og ingen automatisk indkøb
Intet månedsbeløb på aftalen: brug en gentagende faktura
Servicefradrag indberetter kunden selv på skat.dk
Sådan kommer I i gang
På en ny Bidmio-konto er servicemodulet slået til fra start. På en ældre konto slår en administrator det til under Indstillinger → Service. Opret derefter jeres største kunde med dens lokaliteter, lav én aftale pr. lokalitet, og lad den første uges besøg åbne af sig selv.
Typiske opgaver
Software til rengøring af alt det, I gør hver uge
Fra opgangen hver tirsdag til en enkelt slutrengøring efter håndværkerne.
Trappevask
Opgange, reposer, entréer og affaldsrum med én aftale og egen pris pr. opgang.
Kontorrengøring
To eller tre gange om ugen som separate aftaler, hver med sin tjekliste.
Klinikker
En tjekliste, der passer til jeres rengøringsbeskrivelse, krydset af og fotograferet hver gang.
Fraflytningsrengøring
En enkelt anmodning med timer og materiale, underskrevet af udlejeren.
Vinduespudsning
En runde af adresser hver fjerde eller ottende uge med fast pris pr. adresse.
Byggerengøring
En separat opgave på en ny lokalitet, faktureret fra den underskrevne protokol.
Skift
Det kan I holde op med at bruge
Kunder og adresser kan komme med fra et regneark. Vi hjælper jer på et opkald, når I skifter.
En tavle med ugens ruter
Aftaler, der åbner hvert besøg til tiden
Fotos fra medarbejderne på Messenger
Fotos gemt på besøget og protokollen
Kvitteringssedler i rengøringsrummet
Protokoller underskrevet på telefonen eller via link
Skal jeg registrere anlæg for at bruge serviceaftaler?+
Nej. En aftale kan pege på en hel lokalitet, fx en opgang, en kontoretage eller en klinik. Aftaler på anlæg virker stadig på samme måde for de firmaer, der har brug for dem.
Hvordan virker den faste pris pr. besøg?+
I skriver prisen uden moms på aftalen. Når et besøg, aftalen har åbnet, er færdigt, får protokollen én linje til den pris, og timerne på besøget står til 0 kr. En underskrevet eller faktureret protokol ændres aldrig, og afsluttes besøget to gange, kommer der ikke en ekstra linje.
Kan jeg tage et fast månedsbeløb i stedet for en pris pr. vask?+
Ikke på selve aftalen. Send månedsbeløbet som en gentagende faktura, lad aftalens pris stå tom, og markér besøgene som indeholdt i aftalen, så de ikke venter på deres egen faktura.
Et kontor gøres rent mandag og torsdag. Hvordan sætter jeg det op?+
Med to aftaler på samme lokalitet: én der starter en mandag og én en torsdag, begge hver 7. dag. Hver åbner sit eget besøg på sin egen dag.
Hvad hvis vasken bliver lavet en dag for sent?+
Den tæller stadig, hvis den ligger inden for de dages råderum, I har sat, og næste vask bliver på sin planlagte dag. Cyklussen følger aftalens datoer, ikke den dag arbejdet blev gjort.
Hvordan dokumenterer jeg, at der er gjort rent?+
Hvert besøg registrerer start- og sluttid, den afkrydsede tjekliste og fotos, og kunden får den underskrevne protokol som PDF. Tjeklister med fotos er en del af Professional-planen.
Kan mine private kunder få servicefradrag?+
Rengøring i eget hjem kan give servicefradrag, men det indberetter kunden selv på skat.dk ud fra jeres faktura. Bidmio indberetter ikke fradraget.
Er servicemodulet slået til?+
På nye konti er det slået til fra start. På en ældre konto slår en administrator det til under Indstillinger → Service med ét klik.
