Software til ejendomsservice runder, reparationer og vintertjeneste
En ugentlig runde på hver ejendom, reparationer fra beboerne med en frist, vintertjenesten kaldt ud på alle ejendomme med ét tryk og protokoller, administratoren kan underskrive. Nedenfor følger vi et firma gennem en uge i november.
Ugentlige runder, der åbner sig selv
Vintertjeneste kaldt ud på alle ejendomme på én gang
Illustration. De rigtige skærmbilleder med demodata kommer snart.
En uge i november
Sådan virker softwaren til ejendomsservice: 8 trin fra runde til faktura
Kasper Holm driver et ejendomsservicefirma i Odense med tre medarbejdere og to varevogne. En boligadministrator har givet ham fem ejendomme: en ugentlig viceværtrunde til 650 kr. pr. ejendom, reparationer efter behov og vintertjeneste fra 1. november til 495 kr. pr. udkald. Sådan ser hans uge ud.
1
Mandag 8:00 · Ejendomme
Administratoren og dens fem ejendomme som lokaliteter
Kasper opretter administratoren som én kunde og hver ejendom som en lokalitet med adresse, kontaktperson og en note: koden til teknikrummet, hvor saltkassen står, og hvilken port renovationen bruger. Hele aftalen ligger nu under én kunde, og hvert besøg på en af ejendommene havner i dens historik.
Én administrator, mange ejendomme
Kontakt, adresse og adgangsnote pr. ejendom
Hvert besøg gemt i ejendommens historik
EnkeltmandProfessional
Illustration. De rigtige skærmbilleder med demodata kommer snart.
2
8:20 · Ugentlig runde
En ugentlig runde på hver ejendom med sin egen tjekliste
For hver ejendom opretter Kasper en aftale på hele lokaliteten: hver 7. dag fra mandag, 650 kr. pr. runde uden moms og tjeklisten Viceværtrunde. Den spørger til lys i opgangene, dørpumper, flugtveje fri, affaldsrum, tegn på fugt og det, beboerne har meldt. Besøgene åbner af sig selv hver mandag.
Aftale på hele ejendommen, uden anlæg
Fast pris pr. runde på hver protokol
Jeres egen tjekliste til runden
Professional
Illustration. De rigtige skærmbilleder med demodata kommer snart.
3
Tirsdag 10:15 · Reparation
En beboer melder en hoveddør, der ikke lukker
Administratoren skriver: hoveddøren i Vesterbro 112 går ikke i lås. Kontoret gør det til en serviceanmodning på den ejendom, sætter fristen til i morgen og giver den til Jonas, som har to besøg den dag. Reparationen faktureres efter timer og dele, udenfor rundens faste pris.
Reparationer som anmodninger på den rigtige ejendom
Frist på det, der haster
Antal besøg pr. medarbejder den valgte dag
EnkeltmandProfessional
Illustration. De rigtige skærmbilleder med demodata kommer snart.
4
Onsdag 9:00 · Besøget
En ny dørpumpe fra bilen, på protokollen til sin pris
Jonas starter uret ved døren, justerer fallen, finder dørpumpen utæt og sætter en ny op fra bilen. Han tager den fra bilens lager med ét tryk, så den kommer på protokollen til salgspris, og fotograferer døren, der lukker ordentligt. Administratoren underskriver fra linket i sin mail.
Dele trukket fra bilens lager
Fotos før og efter på besøget
Underskrift på telefonen eller via link
Professional
Illustration. De rigtige skærmbilleder med demodata kommer snart.
5
1. november · Vinter på tilkald
Vinteraftaler, der venter på frosten
For hver ejendom har Kasper en aftale mere, markeret Tilkald (vintertjeneste), med start 1. november, 495 kr. pr. udkald og tjeklisten Snerydning og saltning: stier og trapper ryddet og saltet, indkørsel, rampe, saltkasse fyldt op. En aftale på tilkald åbner aldrig et besøg efter kalenderen. Den venter, til Kasper kalder ud.
Aftaler på tilkald til vintersæsonen
En startdato for sæsonen
Fast pris pr. udkald
EnkeltmandProfessional
Illustration. De rigtige skærmbilleder med demodata kommer snart.
6
Torsdag 4:30 · Udkald
Frost i vejrudsigten: ét tryk kalder alle ejendomme ud
Klokken halv fem viser vejrudsigten isslag. På siden med aftaler trykker Kasper Kald ud nu, og Bidmio åbner et vinterbesøg for hver aftale på tilkald, hvis sæson er begyndt, alle med frist i dag. En ejendom, der allerede har dagens udkald, åbnes ikke to gange. Han fordeler besøgene på de to biler og sætter kaffen over.
Én knap til alle ejendomme på tilkald
Hvert besøg med frist samme dag
Intet dobbeltbesøg ved et ekstra tryk
EnkeltmandProfessional
Illustration. De rigtige skærmbilleder med demodata kommer snart.
7
5:10 · Registrering
Saltet kl. 5:10, med fotoet som bevis
Ved hver ejendom starter medarbejderen besøget, rydder og salter stier og trapper, krydser tjeklisten af og tager et foto af den saltede indgang. Besøget registrerer tiden på stedet på minuttet. Når en beboer falder i januar, og forsikringen spørger, om der var saltet, åbner Kasper morgenens besøg og sender protokollen med tid og foto.
Start- og sluttid på hvert vinterbesøg
Tjekliste og daterede fotos
Underskrevet protokol i ejendommens historik
Professional
Illustration. De rigtige skærmbilleder med demodata kommer snart.
8
Fredag 15:00 · Faktura
Runder, reparationer og udkald på én liste til faktura
Fredag står der på listen over færdige besøg uden faktura fem runder til 650 kr., fem udkald til 495 kr. og Jonas' reparation efter timer. Kasper laver fakturaerne fra de underskrevne protokoller: de aftalte priser og reparationens linjer flyttes over, moms lægges til, og FI-kort og betalingsbetingelser står nederst.
Aftalte priser og reparationer side om side
Fakturalinjer hentet fra de underskrevne protokoller
Rykkere på fakturaer, der bliver for sene
EnkeltmandProfessional
Illustration. De rigtige skærmbilleder med demodata kommer snart.
Derfor betyder det noget
Fem ejendomme, én varevogn, og ingen skrev det ned.
En aftale om ejendomsservice er et løfte om at være der hver uge og hver frostmorgen. Arbejdet bliver gjort. Det, der forsvinder, er registreringen: hvilken pære der blev skiftet, hvilken sti der blev saltet hvornår, og om den lille reparation nogensinde blev faktureret.
I dag
Runden gås efter hukommelsen, fejl noteret på en lap papir
Beboerne ringer direkte til viceværtens mobil
Vintermorgener organiseret på sms kl. 5
Intet bevis for, hvornår der blev saltet, når nogen er faldet
Små reparationer lavet og aldrig faktureret
Med Bidmio
Hver ejendoms runde åbner sig selv med sin tjekliste
Hver reparation bliver en anmodning med frist
Ét tryk kalder vintertjenesten ud på alle ejendomme
Tid, fotos og tjekliste på hvert vinterbesøg
Færdige besøg venter på én liste, til de er faktureret
Live demo
Prøv servicedelen af Bidmio med demodata
En demokonto med kunder, lokaliteter, aftaler, besøg og protokoller. Ingen oprettelse, og data nulstilles hver dag.
Runder, reparationer og udkald, der ikke er faktureret
Færdige besøg uden faktura står på listen med beløbet, der venter. Lav fakturaen derfra. Besøg, der er indeholdt i en aftale, holdes udenfor.
app.bidmio.dk
I detaljer
Ejendomsservice i Bidmio: runder, reparationer og vintertjeneste
Ugen ovenfor fulgte én administrator. Her er, hvordan de samme dele virker på tværs af alle jeres ejendomme, og hvad Bidmio ikke gør.
Runder, der åbner sig selv
Hver ejendom, I passer, kan have sin egen aftale på hele lokaliteten med et interval i dage, en første dato og et par dages råderum. Besøgene åbner på datoen med tjeklisten, og cyklussen holder sig til de planlagte datoer, også når en runde bliver forsinket.
Har ejendommen også en pumpe, en port eller et varmeanlæg, I servicerer, kan det have sin egen aftale ved siden af runden. Begge står på samme liste.
Aftaler på ejendomme og på anlæg
Tjekliste på hver runde
En cyklus, der ikke flytter sig
Vintertjeneste på tilkald
Snerydning og saltning følger ikke en kalender. En aftale markeret Tilkald (vintertjeneste) åbner aldrig et besøg af sig selv. Dens startdato er sæsonens start. Når frosten kommer, åbner Kald ud nu på siden med aftaler et besøg for hver aftale på tilkald, hvis sæson er begyndt, alle med frist samme dag.
Hvert udkald er et almindeligt besøg: medarbejderen starter det, krydser tjeklisten af, tager fotos og afslutter. Med en pris på aftalen ender hvert udkald med én linje til den pris. Når sæsonen er slut, afslutter I aftalerne, og til efteråret får de en ny startdato.
Grundejeren har pligten til at rydde og salte. Firmaet, der gør det, skal kunne vise, at det skete. Tid, fotos og tjekliste på hvert udkald er netop den dokumentation.
Aftaler på tilkald er stille, til de kaldes ud
Ét tryk åbner alle ejendomme, aldrig to gange samme dag
Pris pr. udkald på hver protokol
Faste priser, timer og månedsbeløb
Med en fast pris på aftalen står besøgets egne timer på protokollen til 0 kr., og én linje bærer den aftalte pris. Dele og ekstra materiale, I lægger på, kommer med til deres egen pris. Reparationer udenfor aftalen faktureres efter timer og dele.
Et fast månedligt beløb sættes ikke på aftalen. Send det som en gentagende faktura, og markér de besøg, det dækker, som indeholdt i aftalen, så de ikke venter på deres egen faktura.
Én prislinje pr. besøg
Ekstra dele faktureres oveni
Månedsbeløb som gentagende faktura
Det gør Bidmio ikke for ejendomsservice
Bidmio læser ikke vejrudsigten og kalder ikke vintertjenesten ud af sig selv: nogen trykker på knappen. Programmet registrerer ikke mængden af salt som et særskilt tal; noter den i tjeklisten eller som materiale. Bidmio er heller ikke et administrationssystem til husleje, beboerregnskab eller fællesudgifter.
Bidmio sender ikke selv lønoplysninger til Skattestyrelsen og henter ikke skattekort automatisk: I uploader eIndkomst-filen i TastSelv Erhverv.
Intet automatisk udkald efter vejret
Ingen huslejeopkrævning eller beboerregnskab
Ingen automatisk indberetning af løn
Sådan kommer I i gang
På en ny konto er servicemodulet slået til fra start; på en ældre konto slår en administrator det til under Indstillinger → Service. Start med én administrator, dens ejendomme og en ugentlig runde på hver, og læg vinteraftalerne ind før den første frost.
Typiske opgaver
Software til alt det, et ejendomsservicefirma laver
Fra en pære på tredje sal til saltning kl. 5 om morgenen.
Viceværtrunder
En runde hver uge eller hver anden uge pr. ejendom med tjekliste og pris.
Reparationer
Døre, låse, utætheder og lys som anmodninger med frist og medarbejder.
Snerydning og saltning
Vinteraftaler på tilkald, kaldt ud for alle ejendomme med ét tryk.
Grønne områder
Græsslåning og hækklipning som aftaler på samme ejendom.
Administratorer
Én kunde med mange ejendomme, hver med sin kontakt og historik.
Tekniske anlæg
Pumper, porte eller varmeanlæg med aftaler på hvert anlæg.
Skift
Det kan I holde op med at bruge
Kunder og ejendomme kan komme med fra et regneark. Vi hjælper jer på et opkald, når I skifter.
Markér ejendommens aftale som Tilkald (vintertjeneste), og giv den en startdato for sæsonen. Den åbner aldrig et besøg af sig selv. Når I trykker Kald ud nu, åbner Bidmio et besøg med frist i dag for hver aftale på tilkald, hvis sæson er begyndt, og en ejendom, der allerede har dagens udkald, åbnes ikke igen.
Kan jeg dokumentere, hvornår der blev saltet?+
Ja. Hvert vinterbesøg registrerer, hvornår medarbejderen startede og sluttede, den afkrydsede tjekliste og fotos, og den underskrevne protokol bliver i ejendommens historik. Tjeklister med fotos er en del af Professional-planen.
Kalder Bidmio vintertjenesten ud efter vejrudsigten?+
Nej. Bidmio læser ikke vejrudsigter. Det er jer, der beslutter og trykker på knappen.
Kan en runde have en fast pris?+
Ja. Skriv prisen uden moms på aftalen. Hver færdig runde får én linje til den pris, og timerne står til 0 kr. Dele, I lægger på, faktureres oveni.
Skal jeg have anlæg for at oprette en aftale?+
Nej. En aftale kan dække en hel ejendom. Servicerer I også en pumpe eller en port, kan den have sin egen aftale.
Hvordan kommer reparationer fra beboerne ind?+
Kontoret gør hvert opkald eller hver mail til en serviceanmodning på den rigtige ejendom med frist og medarbejder. En formular på jeres hjemmeside kan også samle dem op.
Er servicemodulet slået til?+
På nye konti er det slået til fra start. På en ældre konto slår en administrator det til under Indstillinger → Service.
