Question 1

Hvordan kan jeg importere en eksisterende underleverandørdatabase?

Accepted Answer

Bidmio understøtter import fra Excel eller CSV-filer. Forbered blot en tabel med firmanavne, CVR-numre, kontakter og fagområder. Systemet opretter derefter automatisk profiler for alle underleverandører, som du efterfølgende kan supplere med kontrakter, certifikater og yderligere information.

Question 2

Hvordan fungerer evaluering af underleverandører?

Accepted Answer

Efter projektafslutning evaluerer du underleverandøren efter 5 kriterier (kvalitet, deadlines, pris, kommunikation, sikkerhed) på en skala fra 1-5 stjerner. Du tilføjer en tekstanmeldelse og angiver, om du ville anbefale underleverandøren. Systemet beregner automatisk en samlet score baseret på alle evalueringer fra tidligere projekter.

Question 3

Kan underleverandører se deres evalueringer?

Accepted Answer

Det afhænger af dine indstillinger. Du kan give dem adgang til en portal, hvor de ser deres evalueringer, eller du kan bruge evalueringer kun internt. De fleste firmaer holder evalueringer internt og bruger dem ved udvælgelse af leverandører til nye projekter.

Question 4

Hvordan advarer systemet om udløbende kontrakter og certifikater?

Accepted Answer

Når du uploader en kontrakt eller certifikat, indtaster du udløbsdato. Systemet sender automatisk advarsler 30, 14 og 7 dage før udløb. Notifikationer kommer via e-mail og i appen. I underleverandøroversigten ser du også farvemarkering - grøn (i orden), orange (nærmer sig udløb), rød (udløbet).

Question 5

Kan jeg sammenligne pristilbud fra flere underleverandører?

Accepted Answer

Ja, systemet har et værktøj til tilbudssammenligning. Ved oprettelse af et nyt projekt anmoder du flere underleverandører om pristilbud, som de uploader til systemet. Derefter kan du sammenligne dem side om side sammen med evalueringer, referencer og samarbejdshistorik.

Question 6

Hvordan spores fakturaer fra underleverandører?

Accepted Answer

Alle modtagne fakturaer fra underleverandører registreres i systemet og tildeles automatisk til projekt og underleverandør. Systemet viser oversigt over alle fakturaer, forfaldsdatoer, betalte vs. ubetalte, og advarer om kommende betalingsdeadlines. Data overføres automatisk til finansmodulet og regnskabet.

Question 7

Hvad er portalen for underleverandører?

Accepted Answer

Det er en separat adgang til systemet for dine underleverandører. De kan uploade fakturaer, certifikater, referencer, se deres projekter og kommunikere med dig via systemet. Underleverandøren ser ikke data fra andre underleverandører eller projekter, de ikke er tildelt. Dette eliminerer e-mailkommunikation og alt er på ét sted.

Question 8

Kan jeg spore, hvilke underleverandører der er tilgængelige på et bestemt tidspunkt?

Accepted Answer

Ja, systemet har en kapacitetskalender for underleverandører. Ved tildeling af en underleverandør til et projekt indtaster du tidspunktet, og systemet advarer, hvis underleverandøren allerede er reserveret til et andet projekt på det tidspunkt. Du kan således planlægge fremad og undgå terminkonflikter.

Question 9

Hvordan fungerer tilbageholdelsesregistrering?

Accepted Answer

Ved kontraktindgåelse indstiller du tilbageholdelsesprocent (typisk 5-10%) og garantilængde. Systemet beregner automatisk, hvor mange penge der tilbageholdes, og hvornår tilbageholdelsen frigives (garantiens udløb). Før frigivelse advarer systemet dig, så du kan kontrollere, om der har været reklamationer under garantien.

Question 10

Kan jeg generere rapporter om underleverandører?

Accepted Answer

Ja, systemet tilbyder omfattende rapporteringsmuligheder - liste over alle underleverandører, topbedømte underleverandører, problematiske leverandører, omkostninger til underleverandører pr. projekt, udløbende kontrakter og certifikater, fakturaforfall, prissammenligninger mellem leverandører og meget mere. Rapporter eksporteres til PDF eller Excel.

Question 11

Er systemet egnet til små firmaer med få underleverandører?

Accepted Answer

Ja, systemet er skalerbart og nyttigt også for små firmaer. Selv hvis du kun samarbejder med 5-10 underleverandører, vil du have orden i kontakter, dokumenter og betalinger. Desuden, når firmaet vokser, vokser systemet med dig, og du behøver ikke senere at håndtere migration til et andet system.

Question 12

Hvordan sikres følsomme oplysninger om underleverandører?

Accepted Answer

Alle data er krypterede og sikkert gemt på servere med automatisk backup. Adgangsrettigheder indstilles efter roller - nogle kan kun se, nogle kan redigere, nogle kan godkende. Revisionslog registrerer alle adgange og ændringer. Systemet er fuldt GDPR-compliant.

Question 13

Kan jeg eksportere data om underleverandører?

Accepted Answer

Ja, du kan til enhver tid eksportere listen over underleverandører til Excel med valgte felter (kontakter, evalueringer, omkostninger osv.). Individuelle kontrakter og dokumenter kan downloades som PDF. Eksport er nyttig til arkivering eller til at give data til revisorer eller regnskabsfolk.

Question 14

Understøtter systemet flere sprog for udenlandske underleverandører?

Accepted Answer

Ja, Bidmio er tilgængeligt på flere sprog. For udenlandske underleverandører kan du indstille sproget for deres portal, så de ser grænsefladen på deres sprog. Dette er fordelagtigt ved arbejde med internationale projekter.

Question 15

Hvor lang tid tager systemimplementeringen?

Accepted Answer

Det afhænger af størrelsen på underleverandørdatabasen. For en lille virksomhed med 10-20 underleverandører kan det være færdigt på 1 dag (dataimport, upload af grunddokumenter). For en stor virksomhed med 50+ underleverandører og hundredvis af kontrakter kan det tage en uge. Vi tilbyder fuld implementeringsstøtte inkl. teamtræning.

Professionel styring af underleverandører og partnere

Begynd at digitalisere din byggevirksomhed i dag